التدابير الإجرائية والمسائل التنظيمية في ضبط المحاسبة المادية
على مستوى القسم الخارجي:
قواعد مسك
سجلات وبطاقات الجرد:
- تحديد نوع التجهيز وتقييده بصنف السجلات المطابق له؛
- يسجل اسم ونوع التجهيز بسجل الجرد طبقا للتسمية والنوع
المثبت بالفاتورة أو سندات التسليم.
- إعطاء رقم تسلسلي لهذا التجهيز، يتكون من جزئين: رقم
وحرف.
- إعداد وترتيب بطاقة الجرد وتضمينها كل البيانات المتعلقة
بالتجهيز.
أهمية بطاقات الجرد:
وتكمن أهمية بطاقات الجرد في:
- تبرئة لذمة المسير عند التسليم لأطراف أخرى.
- مراقبة وتتبع وضعية التجهيزات؛
- تحسيس الطرف الدي انتقل اليه التجهيز بالمسؤولية؛
- تسهيل عملية الإحصاء وتحيين الجرد
قواعد تنظيمية عامة:
- الحرص قبل الشروع في استعمال سجلات الجرد وسجلات
المحاسبة المادية عموما على ان ترقم و توقع من طرف رئيس المؤسسة.
- يتعين إثبات رقم الجرد على كل التجهيزات والأدوات،
- اتخاذ الإجراءات الكفيلة بتوفير الحماية اللازمة لضمان حماية التجهيزات والممتلكات ضد السرقة أو الحريق أو الإتلاف
على مستوى القسم الداخلي:
تدابير قبلية:
يقوم مسير
المصالح المادية والمالية باتخاذ عدة إجراءات تحضيرية أساسية كفيلة بتوفير الظروف الملائمة
لإقامة و تغذية نزلاء الداخلية كما يلي:
- توفير سجلات و وثائق المحاسبة المادية؛
- تحديد أعداد التلاميذ الممنوحين؛
- مطالبة أعوان الداخلية بإجراء الفحوصات الطبية؛
- تكليف الأعوان بنظافة وصيانة مختلف تجهيزات و مرافق الداخلية؛
- وضع مشروع ميزانية الداخلية؛
- إعداد البرنامج الغذائي الأسبوعي على ضوء معطيات مشروع
ميزانية التغذية.
قواعد
إجرائية في استلام المواد الغذائية وتدبير خزين الداخلية:
الالتزام بالتزود بالمواد التي تتم مراقبها والاشهاد
على سلامتها واقتناء كميات تتلاءم مع الحاجيات الفعلية للداخلية؛
- الحرص على الاطلاع على تواريخ التعليب و انتهاء الصلاحية؛
- اجتناب أي معلب مضغوط أو تم الشك في سلامة محتواه؛
- السهر على نظافة المخزن أو المستودع أو جهاز التبريد؛
- وضع المواد سريعة التلف بالحرارة في أجهزة التبريد؛
- استعمال الرفوف والواقيات الخشبية للمواد التي يخشى تلفها بملامسة الأرض مباشرة؛
- استخدام مستودعات خاصة بالمواد الغذائية وأخرى بمواد النظافة
- استعمال الحاويات وإغلاق الأكياس بعد الاستعمال للحيلولة
دون ملامسة الحشرات للمواد الغذائية او جلب القوارض.